Les achats de faible montant constituent une part importante des marchés publics. Souvent perçus comme simples à gérer, ils peuvent néanmoins représenter un défi en termes de conformité et d’efficacité. Voici un guide pratique pour gérer ces achats en toute sérénité, tout en respectant les obligations réglementaires et en tirant le meilleur parti des ressources disponibles.
❓Qu’est-ce qu’un achat de faible montant ?
Dans les marchés publics, les achats de faible montant désignent généralement des acquisitions en dessous du seuil de dispense de publicité et de mise en concurrence. En 2024, ce seuil est fixé à 40 000 € HT, bien que des exceptions puissent s’appliquer (par exemple, 100 000 € HT pour les marchés de travaux ou les achats innovants).
Ces achats couvrent des besoins récurrents ou ponctuels comme :
- Les fournitures de bureau,
- Les prestations de nettoyage ou de maintenance,
- L’achat d’équipements informatiques ou mobiliers.
💡Pourquoi bien gérer ces achats est important ?
- Conformité réglementaire : Même en dessous des seuils, les règles de transparence et d’efficacité économique s’appliquent.
- Optimisation des ressources : Des pratiques bien structurées permettent de réduire les coûts et de gagner du temps.
- Impact stratégique : Une gestion proactive peut améliorer les relations avec les fournisseurs et soutenir les politiques publiques, comme le recours aux PME ou aux achats responsables.
🔑Les étapes clés pour gérer les achats de faible montant
1️⃣ Identifier et planifier vos besoins
Même pour les faibles montants, une planification rigoureuse est essentielle. Listez vos besoins récurrents pour éviter des achats fragmentés ou improvisés.
Exemple : Si vous achetez régulièrement du matériel de bureau, regroupez vos besoins annuels pour négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs.
Astuce : Utilisez des outils comme des tableaux Excel ou des logiciels de gestion des achats pour suivre vos dépenses et anticiper vos besoins.
2️⃣ Respecter les principes fondamentaux de la commande publique
Même en dessous des seuils, les acheteurs doivent respecter des principes clés :
- Egalité de traitement : Evitez de solliciter toujours le même fournisseur.
- Liberté d’accès : Évitez des exigences disproportionnées par rapport au montant ou à la nature de l’achat.
- Transparence : Favorisez le meilleur rapport qualité-prix.
Exemple : Pour une prestation ponctuelle de nettoyage, évitez de demander des certifications coûteuses à un petit prestataire local si elles ne sont pas nécessaires.
3️⃣ Simplifier la mise en concurrence
Bien que les achats de faible montant ne nécessitent pas une publicité formelle et une mise en concurrence, il est recommandé de consulter plusieurs fournisseurs pour garantir la transparence. Cela peut se faire via :
- Des consultations informelles (par email ou téléphone),
- Le sourçage de deux à trois entreprises spécialisées dans l’activité objet de la consultation.
Attention : Vous pouvez demander un devis à deux ou trois entreprises locales, mais dans ce cadre vous rentrez dans une procédure formelle de publicité et de mise en concurrence dans laquelle il faudra respecter les principes de la procédure adaptée simplifiée :
- Informer les entreprises des règles selon lesquelles leurs devis seront mis en concurrence et analysés pour respecter le principe de transparence,
- Même délai laissé aux entreprises sollicitées pour la remise de leurs devis et envoi des courriers de rejet aux entreprises évincées pour respecter le principe d’égalité de traitement,
- Tracer la consultation par l’envoi d’une publicité sur un support adapté (mail, plateforme, site web, …) pour respecter le principe de la liberté d’accès.
4️⃣ Formaliser les achats sans lourdeurs administratives
Pour éviter tout litige, même un achat de faible montant doit être formalisé. Cela peut se faire via :
- Un bon de commande,
- Un contrat simple décrivant les conditions essentielles (objet, montant, délais).
Astuce : Adoptez un modèle standard de contrat pour gagner du temps tout en garantissant la conformité.
5️⃣ Favoriser les achats responsables et locaux
Profitez des faibles montants pour soutenir les politiques publiques :
- Soutien aux PME : Ciblez des fournisseurs locaux pour dynamiser l’économie locale.
- Achats durables : Incluez des critères environnementaux (produits recyclés, faible empreinte carbone).
Exemple : Pour des fournitures scolaires, privilégiez des cahiers fabriqués à partir de papier recyclé ou achetez auprès d’un fournisseur local.
📝Nos conseils pour une gestion réussie
- Centralisez vos achats : Un système de regroupement des besoins au sein de l’administration évite la dispersion et permet des économies d’échelle.
- Rationalisez vos procédures : Créez des modèles standards pour les bons de commande et contrats.
- Mettez en place une veille fournisseurs : Identifiez régulièrement de nouveaux prestataires pour stimuler la concurrence.
- Sensibilisez vos équipes : Formez les agents à l’importance de la transparence et des achats responsables, même pour de faibles montants.
Les achats de faible montant, bien qu’apparemment simples, nécessitent une gestion proactive pour allier efficacité, conformité et impact stratégique. Avec des outils adaptés, une documentation claire et une approche responsable, ces achats peuvent devenir un levier important pour optimiser les ressources publiques et soutenir les politiques locales et nationales.
