Comment garantir la compréhension des besoins du marché par les candidats ?
Dans les marchés publics, s’assurer que les besoins du marché sont bien compris par les candidats est essentiel pour obtenir des offres pertinentes, techniquement et financièrement optimales, et pour prévenir les aléas. Pour ce faire, la négociation joue un rôle clé. Certaines procédures, comme la procédure adaptée ou la procédure concurrentielle avec négociation, permettent de discuter directement avec les candidats pour ajuster et améliorer les offres.
✅ Pourquoi négocier ?
La finalité de la négociation est d’obtenir la meilleure adéquation possible entre les besoins exprimés et les offres reçues. Elle doit s’inscrire dans une approche gagnant-gagnant, garantissant un rapport qualité-prix optimal tout en préservant des relations commerciales constructives à long terme.
Avantages de la négociation
- Amélioration de l’offre : Ajustement des aspects techniques et financiers.
- Prévention des aléas : Clarification des attentes et identification des risques potentiels.
- Optimisation des conditions contractuelles : Discussions sur les prix, les délais d’exécution, les garanties, et autres aspects du marché.
💡Les règles d’or de la négociation dans les marchés publics
Respect des règles de concurrence
L’acheteur public doit garantir une information identique à tous les candidats et éviter toute inégalité :
- Ne révélez aucun secret commercial ou savoir-faire particulier des candidats.
- Ne mentionnez pas le positionnement des concurrents, afin d’éviter les alignements sur les prix ou autres conditions.
Travail en équipe
La négociation ne doit pas être confiée à une seule personne. Constituez une équipe homogène, idéalement composée de :
- Un leader (souvent l’acheteur),
- Un expert bienveillant, garant de la faisabilité technique,
- Un prescripteur intraitable, pour défendre les intérêts stratégiques,
- Un juriste observateur, pour s’assurer du respect des règles.
Stratégie et préparation
Avant de négocier, une préparation rigoureuse est indispensable :
- Analysez le marché et les forces en présence : Qui sont les candidats ? Quelle est leur position concurrentielle ?
- Identifiez les points de négociation clés : prix, délais, garanties, etc.
- Préparez un argumentaire structuré, en fonction des enjeux de chaque candidat.
👉 Bonnes pratiques pour réussir une négociation
Connaissance approfondie des candidats
- Consultez leur site internet pour identifier leurs atouts, leurs contraintes, et leur stratégie.
- Évaluez leur pouvoir de marché pour savoir si vous êtes en position de force.
Maintenez une communication claire et équilibrée
- Veillez à ce que chaque candidat dispose des mêmes informations.
- Adoptez une posture neutre et professionnelle.
Documentez chaque étape
Après chaque session de négociation :
- Rédigez un procès-verbal listant les propositions discutées.
- Notez les avancées par rapport à l’offre initiale.
- Demandez aux candidats de confirmer par écrit ou de signer le procès-verbal.
🔎 Erreurs à éviter lors des négociations
- Favoritisme implicite : Donner l’impression qu’un candidat est privilégié peut entraîner des contestations.
- Manque de préparation : Négliger l’analyse du marché ou arriver sans stratégie claire affaiblit votre position.
- Manque de coordination au sein de l’équipe : Des désaccords internes peuvent nuire à la crédibilité de la négociation.
- Absence de documentation : Ne pas formaliser les échanges rend les négociations difficiles à tracer et à justifier.
➡️ Astuce : adopter une approche structurée de la négociation
- Fixez des objectifs clairs pour chaque round de négociation.
- Priorisez les points critiques qui nécessitent un ajustement (prix, délais, etc.).
- Adoptez un style collaboratif : Posez des questions ouvertes pour comprendre les contraintes des candidats.
- Utilisez des simulations : Testez différentes configurations avant de finaliser un accord.
➡️ Étapes pour mettre en œuvre une négociation réussie
- Préparation
- Analysez les offres reçues et listez les points de discussion.
- Identifiez les objectifs à atteindre pour chaque candidat.
- Mise en œuvre
- Organisez des sessions de négociation individuelles.
- Utilisez un langage clair et précis.
- Conclusion
- Documentez les résultats des négociations.
- Formalisez les évolutions dans un procès-verbal ou une offre complémentaire.
La négociation est un levier essentiel pour garantir le succès des marchés publics. Bien menée, elle permet d’optimiser le rapport qualité-prix tout en renforçant la transparence et l’équité entre les candidats. En suivant les bonnes pratiques, en évitant les erreurs courantes, et en adoptant une approche méthodique, l’acheteur public peut transformer chaque négociation en une opportunité de valeur ajoutée pour toutes les parties.
