Bien définir votre besoin vous assure la bonne compréhension et la bonne exécution du marché public, de son objet et de ses caractéristiques. Cela permet notamment de procéder à une estimation fiable du montant du marché. En ce sens, c’est la clef d’un achat réussi. Mais quelles sont les démarches à suivre ? Par quels procédés ? Lumière sur les trois méthodes pour vous aider dans l’expression de vos besoins et dans la formalisation de vos cahiers des charges.
Les 3 méthodes pour formaliser votre cahier des charges
Conformément aux grands principes posés par le code de la commande publique, vous devez définir vos besoins en recourant à des spécifications techniques précises décrivant les caractéristiques d’un produit, d’un ouvrage ou d’un service. Par ailleurs, afin de déterminer la nature et l’étendue de vos besoins, le code de la commande publique vous oblige à prendre en compte des objectifs de développement durable dans leur dimension économique, sociale et environnementale.
L’analyse fonctionnelle de vos besoins
Elle repose sur trois principes :
👉 pour satisfaire le besoin, il faut le connaître
👉 pour le comprendre, il faut l’exprimer en termes de fonctions
👉 pour identifier les fonctions, il faut posséder des méthodes d’analyse
Cette technique vous permet d’exprimer le besoin sous forme de fonctions techniques et de de service correspondant aux actions attendues du produit ou des prestations.
Il s’agit donc de l’exprimer selon vos attentes et non de définir les solutions pour le matérialiser.
Pour enclencher la phase d’analyse, il existe plusieurs méthodes :
- la méthode APTE (appelée la « bête à cornes »)
- et la méthode SADT (dite le « diagramme pieuvre »).
Avec elles, l’idée est de se concentrer sur les besoins réels auxquels les entreprises devront répondre. Elles permettent de se focaliser sur les fonctions attendues sans prendre en compte les paramètres techniques qui peuvent influencer la réalisation du besoin.
L’échange au préalable avec les fournisseurs
En procédant au « sourcing » ou « sourçage », vous pouvez identifier les fournisseurs susceptibles de répondre à votre besoin. Il s’agit d’une démarche active, pour un segment ou un domaine déterminé, de recherche et d’évaluation des opérateurs économiques. Le principe est que « l’on achète mieux dès lors que l’on connaît précisément ce dont on a besoin et que l’on a une idée de l’offre fournisseur ».
L’établissement d’une fiche d’expression du besoin
Cette technique vous permet de recenser toutes les informations pour comprendre votre besoin, préparer le cahier des charges et déterminer des critères objectifs de sélection des candidatures et de choix des offres. La fiche d’expression de votre besoin devient la feuille de route du marché avec toutes les informations suivantes :
- Elle détermine et programme préalablement votre besoin,
- Elle l’étudie en profondeur, identifie son contexte et son historique,
- Elle analyse les différentes options contractuelles envisageables et évalue leurs avantages et leurs inconvénients au regard des caractéristiques du projet et la maîtrise des principaux risques liés au projet (contraintes techniques ou organisationnelles),
- Elle établit les objectifs stratégiques, les compétences et les moyens attendus,
- Enfin, elle analyse l’efficience économique du projet (les économies potentiellement réalisables) ainsi que de tout autre élément pertinent.
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