Comment améliorer l’exécution de votre marché grâce à l’évaluation fournisseur ?
L’amélioration des performances d’un fournisseur ne passe pas par la sanction ou les mesures contraignantes. Communiquer et collaborer avec vos partenaires s’avère bien plus efficace. La mise en place d’une évaluation fournisseur est une approche stratégique qui favorise des échanges constructifs et une meilleure exécution des marchés publics.
❓Pourquoi évaluer les fournisseurs ?
L’évaluation d’un fournisseur est un outil puissant pour :
- Piloter l’exécution des marchés en cours : Identifier les points de friction et y remédier.
- Améliorer les marchés futurs : Ajuster les spécifications et les attentes en cas de renouvellement ou d’achats récurrents.
- Renforcer la collaboration : Établir une relation saine et durable basée sur des échanges constructifs.
L’évaluation doit être considérée comme un outil de qualité, visant à instaurer une dynamique gagnant-gagnant entre l’acheteur et le fournisseur.
✅ Les étapes clés pour une évaluation efficace
👉 Définir des axes d’évaluation adaptés
Les critères d’évaluation doivent refléter la nature du marché et les attentes spécifiques. Parmi les axes les plus courants, on retrouve :
- Respect des délais d’exécution,
- Conformité des quantités livrées,
- Qualité des prestations rendues,
- Qualité du service après-vente (SAV),
- Compétence et disponibilité de l’équipe dédiée,
- Conformité et clarté des factures,
- Force de proposition et capacité d’innovation.
Chaque axe peut être noté selon un système simple : Insuffisant, Moyen, Bon, Très bon.
👉 Effectuer une évaluation régulière
- Première évaluation intermédiaire : Généralement réalisée à la fin de la première année pour ajuster l’exécution les années suivantes.
- Évaluation finale : Avant la fin du marché, cette évaluation sert à préparer les renouvellements ou ajustements pour les futurs marchés.
👉 Rencontre et plan de progrès
En fonction des résultats de l’évaluation :
- Rencontrez le fournisseur pour partager les résultats.
- Co-construisez un plan d’amélioration, basé sur les observations et retours.
- Recueillez l’avis du fournisseur, notamment sur les éventuelles inadéquations entre vos exigences et la réalité du marché.
Cette démarche collaborative contribue à renforcer la relation acheteur-fournisseur et à poser les bases d’une amélioration continue.
💡 Bonnes pratiques pour une évaluation réussie
Impliquer les parties prenantes
Associez les prescripteurs internes à l’évaluation via des enquêtes de satisfaction. Cela permet :
- D’identifier les besoins non satisfaits,
- De dresser un bilan technique et financier du marché,
- D’améliorer la communication entre les équipes internes et les fournisseurs.
Analyser les problématiques en profondeur
Prenez le temps de revenir sur :
- Les consommations du marché,
- Les éventuels problèmes d’exécution rencontrés,
- Les avenants conclus, leurs motifs et impacts.
Maintenir une posture d’écoute
Donnez la parole au fournisseur. Cela permet de :
- Recueillir ses retours sur vos exigences,
- Identifier des pistes d’amélioration mutuelles.
🔎 Erreurs à éviter lors de l’évaluation fournisseur
- Basculer dans une logique punitive : Les rapports de force ne favorisent ni la collaboration ni l’amélioration des prestations.
- Oublier les prescripteurs internes : Négliger leurs retours peut créer des écarts entre les besoins réels et les exigences imposées au fournisseur.
- Manquer de rigueur dans l’analyse : Une évaluation floue ou incomplète ne produit aucun bénéfice tangible.
- Ignorer les retours des fournisseurs : Sous-estimer leur expertise et leur perception des contraintes peut conduire à des blocages.
➡️ Astuce : Transformez l’évaluation en levier de performance
- Créez un tableau de bord d’évaluation pour suivre l’évolution des performances du fournisseur sur plusieurs années.
- Utilisez des KPI clairs et mesurables pour chaque axe d’évaluation.
- Favorisez la transparence : Partagez les résultats avec le fournisseur pour construire une relation de confiance.
L’évaluation fournisseur n’est pas qu’une formalité : c’est un levier stratégique pour optimiser l’exécution des marchés et préparer les futurs appels d’offres. En adoptant une démarche structurée, en favorisant la communication, et en impliquant toutes les parties prenantes, vous transformez un outil d’analyse en une opportunité de collaboration et de performance durable.
