La définition d’une politique d’achat et d’un référencement fournisseur est un élément clé pour les acheteurs publics. Une politique bien construite contribue à l’efficacité économique, à l’engagement environnemental, et à la sécurité juridique des procédures. Pour formaliser cette politique et travailler efficacement, il est essentiel de s’appuyer sur trois grands piliers : les économies intelligentes, les relations avec les fournisseurs, et les achats responsables.
📌 Les trois piliers de la politique d’achat public
➡️ Réaliser des économies « intelligentes »
L’objectif principal d’une politique d’achat est de maîtriser les dépenses. Pour cela :
- Établissez une nomenclature des besoins : Identifiez les catégories d’achats et segmentez-les.
- Créez une cartographie des achats : Ayez une vision globale pour élaborer des stratégies adaptées à chaque segment.
- Développez des plans d’action ciblés : Pour chaque catégorie d’achat, mettez en œuvre une structure contractuelle claire et une démarche visant à optimiser les coûts.
Astuce : Utilisez des outils de pilotage comme des tableaux de bord pour suivre vos dépenses et ajuster vos stratégies en fonction des résultats.
➡️ Maîtriser les relations avec les fournisseurs
La performance des achats passe par une gestion optimisée des relations avec les fournisseurs. Une collaboration saine et durable favorise une démarche de progrès continu, bénéfique pour les deux parties.
Bonnes pratiques pour améliorer les relations fournisseurs :
- Renforcez votre attractivité : Simplifiez vos documents contractuels et communiquez clairement vos attentes.
- Encouragez les TPE/PME : Incitez-les à participer en proposant des lots adaptés et en favorisant des délais de paiement rapides.
- Mettez en place des plans de progrès : Organisez des rendez-vous réguliers pour discuter des performances et des pistes d’amélioration.
- Facilitez les paiements : Réduisez les délais pour instaurer une relation de confiance.
Erreur à éviter : Ne pas suivre vos fournisseurs après la notification. L’évaluation régulière de leurs prestations est essentielle pour maintenir une relation constructive.
➡️ Acheter responsable
Aujourd’hui, les achats publics doivent aller au-delà des aspects économiques pour inclure des dimensions sociales, environnementales et innovantes.
Comment intégrer les achats responsables ?
- Normes RSE dans les appels d’offres :
- Insérez des critères environnementaux ou sociaux dans les spécifications techniques.
- Utilisez ces critères pour analyser les offres et sélectionner les candidats.
- Optimisez la durée de vie de vos équipements :
- Adoptez une politique de coût global pour réduire les coûts indirects.
- Ajoutez des clauses sociales et environnementales :
- Encouragez l’insertion professionnelle.
- Maîtrisez les approvisionnements pour minimiser l’impact écologique.
Exemple : Élaborer une charte des achats responsables pour formaliser vos engagements auprès des fournisseurs et les guider dans leurs démarches.
📋 Les étapes pour formaliser une politique d’achat efficace
1️⃣ Identifiez vos axes principaux
- Réduction des coûts,
- Qualité des relations fournisseurs,
- Intégration de la RSE.
2️⃣ Élaborez un guide interne
- Détaillez les méthodologies pour chaque pilier : segmentation des achats, critères de sélection, bonnes pratiques de sourcing.
- Précisez les rôles et responsabilités des équipes.
3️⃣ Déployez des outils de suivi
- Utilisez des KPI pour mesurer l’efficacité économique, la satisfaction des fournisseurs, et l’impact des initiatives responsables.
4️⃣ Communiquez votre politique
- Assurez-vous que les équipes internes et les fournisseurs comprennent vos priorités.
Bonnes pratiques pour optimiser votre politique d’achat
✔️ Pilotez avec des données
Analysez les dépenses et performances pour ajuster vos stratégies.
✔️ Impliquez toutes les parties prenantes
Associez prescripteurs internes, juristes, et experts en RSE.
✔️ Anticipez les évolutions réglementaires
Restez à jour sur les nouvelles obligations en matière d’achats responsables.
Une politique d’achat public bien structurée repose sur trois piliers : des économies intelligentes, des relations fournisseurs maîtrisées, et des achats responsables.
En formalisant vos pratiques, en établissant des outils de suivi, et en intégrant les dimensions sociales et environnementales, vous pourrez non seulement optimiser vos performances économiques, mais également répondre aux enjeux actuels de la commande publique.
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